玉档[2002]15号

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各镇乡、办事处：

近年来，我县社区建设蓬勃发展。社区各项建设中形成和积累的大量档案材料，是社区活动的全面真实记录。社区档案工作是社区精神文明建设和文化建设的重要内容，也是社区一项重要的基础性工作。为切实做好我县社区档案工作，确保档案与社区各项事业同步进行，积极探索社区档案发展新路子，为社区经济和社会发展发挥档案的积极作用，现将有关事项通知如下：

依照《档案法》，切实加强社区档案的管理工作，有效地保护和利用档案，充分发挥档案的史实作用，促进社区各项工作的健康发展，更好地为社区物质文明和精神文明建设服务。

社区居委会档案是在各项活动中形成的具有保存查考利用价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。对社区的档案，要根据“因地制宜，分类建档”的原则，达到“五有”标准，即有分管领导，有专（兼）职档案员，有档案工作制度，有规范、完整的档案资料（包括检索目录），有足够的档案装具。酌情落实库房“六防”措施，编写大事记，全宗介绍等实际需要的检索工具和编研材料，为社区各项建设服务。

1、社区党组织和居委会要加强对档案工作的领导，将档案列入社区工作计划和议事日程，切实解决档案工作中遇到的实际问题，保障档案工作与社区各项工作同步发展。

2、社区居委会应有专人负责收集、整理，保管本社区的各类档案。其基本门类可分为文书档案、会计档案、科技档案、特种载体档案等。实行集中统一管理，建立健全各种制度，确保档案的完整安全和有效利用。

3、在工作中形成归档的文件材料，必须做到字迹工整，禁止使用圆珠笔、彩色笔、铅笔、纯蓝或红色墨水等不符合存档案要求的书写材料。

4、文书档案在次年6月底前整理归档完毕；会计文件材料由会计人员立卷，由财务部门保管一年后，于次年6月底前向档案人员移交；基建项目文件材料在项目竣工验收后，设备文件材料在调试安装完毕后向档案人员移交归档；照片在冲洗加工后由拍摄者整理、移交归档。

5、各类档案整理按国家有关标准规定执行。档案整理质量要求：分类清楚、排列有序；保管期限划分准确；归档文件目录填写清楚无误；整理规范。

6、为方便利用档案，档案室应编制全宗介绍、大事记等实际工作需要的检索工具和编研材料。并严格执行档案借阅登记手续和利用效果反馈登记，做好档案统计工作。

7、严防档案损毁丢失，严禁出卖、涂改、伪造档案，对违法者将由档案行政管理部门依据有关法律法规严肃查处。

8、档案人员调离工作时，在离职前应办理档案交接手续后方可办理调离手续。

附件：玉环县社区文件材料归档范围和档案保管期限

 

 

玉环县档案局

玉环县民政局

2002 年 8月21日

抄送：市档案局、市民政局、县委办公室、县政府办公室

县委组织部、县农业局

附件：

 

一、文书档案归档范围与档案保管期限

1、党总支（支部）会、党员代表大会文件材料

（1）会议记录、会议日程、代表名单、领导讲话、工作报告、选举方案、选举结果、决议                       永久

（2）代表登记表                                短期

2、先进事迹、经验材料

（1）获得县及以上先进材料                      永久

（2）获得县以下先进材料                        长期

3、党总支（支部）工作计划、总结、专题报告

（1）年度及以上的                              永久

（2）年度以下的                                短期

4、党员组织关系介绍信及存根                    长期

5、党员名册、年度统计报表                      永久

6、党总支（支部）制定的各项制度、规定          长期

7、开展党群共建文明社区等活动的材料            长期

8、工会、共青团、妇女等群团工作计划、总结等材料

长期

9、上级党、工、团、妇等组织颁发的文件材料

（1）针对本单位主管业务并要执行的重要文件材料

永久或长期

（2）其它需要执行的规范性文件材料              短期

10、居民委员会、居民代表会会议通知、议程、代表名单、开幕词、领导讲话、工作报告、选举办法、选举结果、上级批复、会议记录                                       永久

11、居民议事协商会议、居民小组长会议记录       长期

12、居委会工作计划、总结、发展规划

（1）年度的                                    永久

（2）年度以下的                                短期

13、居委会专题报告、典型调查材料及经验材料     长期

14、居委会在上级会议上的发言、经验材料         长期

15、社区干部、职工名册                         永久

16、社区居民代表、小组长、知名人士名单         长期

17、社区五好（文明）家庭、五好（文明）楼群管理材料长期

18、居委会制定的各种规章制度                   长期

19、居委会居务公开工作记录                     短期

20、社区区域图、社区简介、章程                 永久

21、县及以上领导、人民代表视察、检查本社区工作的讲话、题词、留言等文字材料                           永久

22、有关社区所属的房产、土地、资产等文件材料   永久

23、居委会与有关单位签订的合同、协定、协议书

（1）重要的                                    长期

（2）一般的                                    短期

24、报刊登载反映本社区情况的材料               长期

25、社区服务工作计划、总结、报告               长期

26、开展信息服务、社区卫生服务等便民利民服务以及办好事实事的材料                                    短期

27、社区小企业、个体户管理材料                 长期

28、社区志愿者服务队管理材料                   长期

29、社区保障、就业工作计划、总结、报告等材料   长期

30、社区现役军人家属、革命伤残军人、烈属、军队离退休干部、病故军人家属的管理材料                     长期

31、伤残人员、最低生活保障户、特困户、三无对象管理材料                                              长期

32、最低生活保障金发放名册、登记表             短期

33、下岗、再就业职工情况材料                   长期

34、失业职工管理台帐                           短期

35、社区环卫工作计划、总结、报告、统计报表     长期

36、环境建设、创卫达标、检查评比材料           长期

37、社区保洁员及垃圾站管理材料                 短期

38、初级卫生保健记录                           短期

39、社区治保、调解、帮教、综合治理工作记录、计划、总结                                              长期

40、开展法制宣传教育、普法工作材料             短期

41、治保、调解制度及考核细则                   长期

42、居民登记表及户口四项变动情况表             长期

43、暂住（流动）人口管理材料                   短期

44、社区劳教、监管、释放等重点人员管理材料     长期

45、社区治安、消防、门卫、巡逻等人员管理材料   短期

46、社区计划生育工作计划、总结、报告、统计表   长期

47、计划生育协会组织建设、计划及会议记录       短期

48、社区育龄妇女管理材料                       短期

49、计划生育宣传手册                           短期

50、社区文化教育工作计划、总结、工作记录       长期

51、文件活动场所管理、开展群众活动材料         短期

52、开展居民精神文明建设评比活动材料           短期

53、开展科普活动、知识讲座材料                 短期

54、社区退休人员管理工作计划、总结、会议记录   长期

55、离退体、退职、供养人员及其他老年人管理材料长期

56、活动记录、走访记录                         短期

二、科技档案归档范围与档案保管期限

1、本社区文件、体育、教育、青少年、老年活动、福利事业、商业、农贸市场等建设设施项目审批、设计、施工、监理、竣工、维修、扩建等成套的文字、图表、照片等文件材料

（1）重要的                                    永久

（2）一般的                                    短期

2、本社区环境保护项目审批、设计、施工、竣工、维修、扩建等成套的文字、图表、照片等文件材料

（1）重要的                                    永久

（2）一般的                                    短期

3、本社区物业管理机构基础设施项目审批、设计、施工、竣工、维修、扩建等成套的文字、图表、照片等文件材料     永久

4、本社区服务机构基础设施项目审批、设计、施工、竣工、维修、扩建等成套的文字、图表、照片等文件材料       永久

1、本社区物业设备、仪器的购置或引进的合同、协议以及证明书、合格证、图纸                               长期

2、本社区物业设备、仪器的开箱验收，安装调试，检查和维修记录和凭证                                    长期

3、本社区公共服务设施的购置或引进的合同、协议以及证明书、合格证、图纸                                 长期

4、本社区公共服务设施的购置或引进的合同、协议以及证明书、合格证、图纸                                 长期

5、本社区居委会计算机、传真机、打印机、复印机、电视机、空调机、汽车等办公通用和专用设备的购置合同、装箱单、使用说明书、维修保修记录                           短期

三、会计档案归档范围与档案保管期限

1、本社区居委会的会计报表

（1）年度的                                    永久

（2）半年的、季度的、月的                      3年

2、本社区居委会会计总工程师帐、明细帐、分类帐 15年

3、本社区现金和银行日记帐等帐簿               25年

4、本社区居委会固定资产帐簿                    长期

5、本社区居委会会计记帐凭证、原始凭证、各种收款收据、发票存根                                          15年

6、本社区居委会会计档案移交清册               15年

7、本社区居委会会计档案保管清册                永久

8、本社区居委会会计档案销毁清册                永久

9、本社区居委会银行余额调节表、对帐单          5年

四、特种载体档案归档范围与档案保管期限表

凡是内容属于文书档案、科技档案、会计档案归档范围的声像、实物等特种载体档案均属此类归档范围，保管期限参照各类同内容的档案